Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko i wyłącznie liczba tworzonych dokumentów, niemniej jednak też sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą prędzej czy później stać się częścią innego procesu, np kontroli rozliczeń, obsługi reklamacji lub przygotowania umowy. Jeżeli już dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych dziedzinie, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium ważne jest natomiast uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są de facto wykorzystywane. Podział oparty tylko na strukturze działów nie za każdym razem odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W takiej okoliczności przydatne staje się wyszukiwanie według różnych kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Należy co więcej pamiętać, że jakość rezultatów uzależniony jest od poprawności wprowadzonych danych. Dosłownie rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, o ile dokument został prezentowany błędnie albo nie przypisano go do właściwej sprawy.

Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest ustalenie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego wykorzystania albo przechowywania. Różnica ta ma znaczenie w głównej mierze przy projektach, w których powstaje wiele wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać sugestie, które nie powinny odnaleźć się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych przeróbek. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują zatem również określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści oraz zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone bezpośrednio w pliku, czy też każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, jednak drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, jeśli nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma też zobowiązanie, kto może zatwierdzić przemianę i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami lub decyzjami formalnymi brak takiej sprawdzeniu może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii przeróbek nie zastępuje jednak procedury określającej, która wersja jest wiążąca.

Przy kształtowaniu elektronicznego archiwum powinno się uwzględnić też dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne wyłącznie na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania oraz testom. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie należy łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich wyszukiwanie, natomiast skuteczność tego procesu uzależniony jest od jakości skanów oraz sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu pozwala przeszukiwać tekst wielu dokumentów, niemniej jednak nie za każdym razem poprawnie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w przypadku dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Należy też określić, czy papierowy egzemplarz będzie wciąż przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza samoczynnie, że oryginał można zniszczyć. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, obowiązujące przepisy oraz przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.

Na sposób przechowywania plików wpływa także zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może zmodyfikować strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno zatem uwzględniać możliwość przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Istotne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, a także zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W sytuacji danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas konkretny przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy albo znaczny. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto testuje terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma również sposób wykonywania kopii zapasowych oraz sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której nigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu powinno się w dodatku kontrolować przystępność formatów i sposobność otwierania dokumentów na aktualnie używanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego tekst pozostanie czytelna.

Polecam: kontrola czasu pracy pracownika.