Planowanie przewozów to proces, w którym należy połączyć informacje logistyczne, dokumentację oraz obowiązki wynikające z przepisów. Przy przewozie produktów objętych systemem monitorowania SENT istotne jest nie tylko i wyłącznie przygotowanie wymaganych danych, lecz również uwarunkowanie momentu zaprojektowania poszczególnych czynności i sposobu reagowania na zmiany. W praktyce problem pojawia się na prawdę często wtedy, gdy termin załadunku zostaje przesunięty, zmienia się pojazd lub osoba odpowiedzialna za dokumentację otrzymuje nowe informacje już po rozpoczęciu obsługi zlecenia.

Program do obsługi SENT może być wykorzystywany do organizowania takich obowiązków, przechowywania danych o przewozach i kontrolowania przebiegu zgłoszeń. Jego rola zależy od przyjętego sposobu pracy a także zakresu dostępnych funkcji. Przy wdrażaniu tego rodzaju narzędzia warto najpierw rozważyć rzeczywisty wymianę informacji: skąd pochodzą dane, kto je wprowadza, kto zatwierdza ich prawidłowość i gdzie zapisywane są zmiany. Bez takiego rozpoznania nawet świetnie dopasowane rozwiązanie może powielać dotychczasowe problemy, zamiast uporządkować proces.

Jednym z poważniejszych etapów obsługi przewozu jest sprawdzenie, czy dane w zgłoszeniu odpowiadają dokumentom i planowanej realizacji transportu. Dotyczy to między innymi informacji o towarze, jego ilości, uczestnikach przewozu a także środkach transportu, w zakresie wymaganym dla konkretnego zgłoszenia. System do zgłoszeń SENT może wspierać przygotowanie tych informacji, przechowywać dane wykorzystywane przy kolejnych operacjach i umożliwiać śledzenie statusu spraw. Warto jednak pamiętać, że automatyczna kontrola kompletności formularza nie za każdym razem wykryje błąd merytoryczny. Wszystkie wymagane pola mogą być wypełnione, a pomimo to jedna z wartości może nie odpowiadać dokumentacji źródłowej. Z tego względu przydatne jest oddzielenie etapu wprowadzania danych od ich sprawdzenia. W codziennej pracy znaczenie ma też sposób obsługi korekt. Jeżeli już zmiana zostanie odnotowana jedynie w jednym miejscu, pozostali uczestnicy procesu mogą nadal skorzystać z nieaktualnych informacji. Zobowiązanie jednej procedury przekazywania zmian pozwala ograniczyć takie rozbieżności i ułatwia określenie, która osoba powinna podjąć dalsze działania.

Wraz ze wzrostem liczby przewozów rośnie znaczenie powtarzalnych czynności, które można częściowo przenieść do narzędzi informatycznych. Automatyzacja zgłoszeń SENT może obejmować pobieranie danych z ewidencji magazynowej, systemu zarządzania transportem albo innych źródeł używanych w pracy operacyjnej. Zakres możliwych działań uzależniony jest od dostępnych połączeń między aplikacjami a także od tego, czy przekazywane informacje mają zgodną strukturę. Przed uruchomieniem takiego procesu należy sprawdzić, jak system zachowuje się w przypadku brakujących pól, powtórzonych rekordów i niezgodności między dokumentami. To właśnie nietypowe sytuacje na prawdę bardzo często ujawniają ograniczenia automatyzacji. Np zmiana danych pojazdu może wymagać aktualizacji informacji w kilku miejscach, a sposób postępowania uzależniony jest od etapu realizacji przewozu i obowiązujących zasad. Nie każdą decyzję da się sprowadzić do prostego schematu. Dlatego powinno się wyznaczyć granicę między czynnościami wykonywanymi samoczynnie a tymi, które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Istotne jest również prowadzenie testom błędów, ponieważ nieprawidłowe dane pobrane z systemu źródłowego mogą zostać przeniesione do kolejnych operacji, jeśli proces nie przewiduje odpowiedniego mechanizmu weryfikacji.

Na organizację pracy wpływają też zasady dostępu do dokumentacji, sposób zapisywania historii działań oraz przygotowanie na sytuacje, w których oprogramowanie jest czasowo niedostępne. Gdy kilka osób obsługuje te same przewozy, powinno się ustalić zakres ich uprawnień i sposób przekazywania odpowiedzialności za kolejne etapy zgłoszenia. Historia zmian może pomóc w ustaleniu, kiedy zmodyfikowano dane i jakie działania wykonano, ale jej przydatność uzależniony jest od tego, czy zapisy są prowadzone konsekwentnie. Ważne pozostaje także archiwizowanie dokumentów zgodnie z przyjętymi zasadami oraz administrowanie aktualności procedur. Przepisy dotyczące monitorowania przewozów mogą się zmieniać, dlatego sposób obsługi zgłoszeń powinien być okresowo testowany pod kątem aktualnych założeń. Należy także określić, jak postępować w sytuacji awarii, błędnej zamiany danych lub braku sposobów stworzenia standardowej czynności. Takie sytuacje wymagają jasno przedstawionej procedury, a nie improwizowania w chwili wystąpienia problemu. W praktyce organizacja obsługi SENT obejmuje zatem zarówno dobieranie narzędzi, jak i zobowiązanie odpowiedzialności, kontrolę informacji oraz przygotowanie pracowników do reagowania na odstępstwa od typowego przebiegu transportu.

Warto zobaczyć: program do rejestracji transportu.