Dobór zaplecza technicznego w lokalu gastronomicznym zwykle zaczyna się od określenia, jakie potrawy będą przygotowywane, w jakiej liczbie i w jakim tempie. Dopiero później można ocenić, jakie wyposażenie gastronomii jest de fakto potrzebne. W praktyce łatwo skupić się na pojedynczych urządzeniach, pomijając ich wzajemne dostosowanie.
Tymczasem szerokość ciągów roboczych, wysokość blatów, sposób przechowywania towarów czy rozmieszczenie punktów zasilania wpływają na codzienną organizację pracy. Znaczenie ma też wielkość pomieszczenia. To, co kontroluje się w dużej kuchni produkcyjnej, nie zawsze ma sens w niewielkim lokalu, gdzie każdy metr powierzchni musi zostać użyty z uwzględnieniem przejść i dostępu do stanowisk.
Pod pojęciem wyposażenia gastronomicznego mieszczą się zarówno łatwe elementy miejsc zatrudnienia, jak i bardziej złożone rozwiązania techniczne. Stoły robocze, regały, zlewy, szafy chłodnicze czy urządzenia do obróbki żywności pełnią różnorodne funkcje, dlatego ich wybór powinien wynikać z rzeczywistego sposobu użytkowania. Bardzo ważna jest też kolejność wykonywania czynności (zobacz również: kotły warzelne gastronomiczne). Produkty przyjmowane do kuchni powinny mieć określone miejsce przechowywania, a następnie trafiać do kolejnych etapów przygotowania bez niepotrzebnego krążenia po pomieszczeniu. Przy kształtowaniu warto uwzględnić także czyszczenie a także konserwację. Sprzęt gastronomiczny używany każdego dnia wymaga dostępu do powierzchni, które trzeba regularnie myć, a konstrukcja poszczególnych elementów może wpływać na czas wykonywania tych prac.
Urządzenia gastronomiczne dobiera się też pod kątem parametrów technicznych, a nie tylko ich rozmiaru czy wyglądu. Znaczenie może posiadać pojemność, zakres regulacji, sposób zasilania, zużycie energii a także oczekiwania dotyczące podłączenia. W sytuacji chłodzenia powinno się brać pod uwagę ilość przechowywanych towarów i częstotliwość otwierania drzwi. Przy urządzeniach grzewczych ważne są jednak rodzaje wykorzystywanych naczyń, sposób przygotowywania dań i obciążenie w trakcie pracy. Nie bez znaczenia pozostaje sposobność późniejszego serwisowania (zobacz także: kuchnie gazowe gastronomiczne). Jeżeli już dostęp do podzespołów jest utrudniony, dosłownie prosta czynność techniczna może wymagać większego nakładu pracy. Dlatego przy porównywaniu kilku rozwiązań warto patrzeć nie tylko i wyłącznie na ich podstawową funkcję, lecz również na warunki użytkowania w konkretnym miejscu.
Planowanie zaplecza wymaga też uwzględnienia przemian, które mogą pojawić się wraz z rozwojem działalności. Menu może zostać rozszerzone, przemienić się liczba przygotowywanych porcji lub sposób organizacji pracy. Zbyt ścisłe dostosowanie wyposażenia do jednego wariantu może później ograniczać możliwości przebudowy stanowisk. Z drugiej strony nadmiar sprzętu zajmuje miejsce, zwiększa liczbę powierzchni wymagających czyszczenia i może utrudniać sprawne poruszanie się personelu. Dlatego wyposażenie gastronomii warto rozpatrywać jako całość, w której poszczególne elementy mają określone zadania i zajmują konkretne miejsce w procesie przygotowania żywności. Przy takim podejściu łatwiej zauważyć, które rozwiązania są realnie potrzebne, jakie mają ograniczenia a także jakie konsekwencje może posiadać ich rozmieszczenie w codziennej pracy.
Zobacz również: wyposażenie gastronomii.