Organizacja oprawy fotograficznej i filmowej wesela wiąże się z obowiązkiem ustalenia, jakie momenty mają zostać udokumentowane i w jakiej formie. Zdjęcia a także nagrania powstają w różnych ustaleniach, dlatego znaczenie ma nie tylko sam sprzęt, lecz też sposób pracy w trakcie uroczystości. Fotograf i kamerzysta na wesele mogą działać równolegle, ale ich zadania nie są takie same.
Fotograf koncentruje się na pojedynczych kadrach, emocjach, detalach i relacjach między uczestnikami, jednak kamerzysta rejestruje przebieg wydarzeń w czasie. W praktyce znaczy to inne ustawienie podczas ceremonii, inne podejście do przemieszczania się po sali oraz odmienny sposób wyboru materiału.
Jeszcze przed uroczystością warto ustalić zakres dokumentacji. Nie każda para pragnie, aby aparat lub kamera towarzyszyły jej przez cały dzień. Część osób uwzględnia przygotowania, ceremonię, życzenia, przyjęcie i część wieczorną, inne ograniczają materiał do najważniejszych wydarzeń (sprawdź: fotograf wesele nowy targ). Takie ustalenia mają znaczenie także z punktu widzenia organizacji pracy. W trakcie przygotowań w niewielkim pomieszczeniu większa liczba osób może utrudniać swobodne poruszanie się, podobnie jak obecność kilku urządzeń rejestrujących w czasie składania przysięgi. Dlatego fotograf i kamerzysta na wesele powinni znać uprzednio zamysł dnia, kolejność wydarzeń a także miejsca, w których będą się one odbywać. Daje możliwość to ograniczyć przypadkowe wchodzenie sobie w kadr i całkiem dobrze przewidzieć momenty wymagające szybkiej reakcji.
Istotnym elementem jest również sposób pracy w trakcie przyjęcia. Niektóre sytuacje ukazują się wyłącznie raz, np wejście pary młodej na salę, 1-wszy taniec czy określone zwyczaje powiązane z oczepinami. Przy takich wydarzeniach liczy się znajomość harmonogramu, niemniej jednak potrzebna jest też możliwość reagowania na jego zmiany. Wesele rzadko przebiega co do minuty zgodnie z wcześniejszym planem. Opóźnienie obiadu, przesunięcie pierwszego tańca albo spontaniczne przemówienie mogą zmienić kolejność wydarzeń (źródło: fotograf wesele łącko). W przypadku zdjęć znaczenie ma także światło. Zdjęcia realizowane przy silnym oświetleniu sali będą wyglądały przeciwnie niż kadry z parkietu oświetlonego tylko przez dekoracje i światła DJ-a. W trakcie filmowania dochodzą natomiast kwestie związane z dźwiękiem, ruchem kamery i ciągłością ujęć. Te różnice sprawiają, że dokumentacja tego samego wydarzenia nie jest tworzona według jednego schematu.
Przy wyborze zakresu materiału warto zwrócić uwagę też na to, co dzieje się po zakończeniu wesela. Surowe zdjęcia i nagrania wymagają selekcji a także opracowania, a sposób przygotowania materiałów wpływa na ich późniejsze zastosowanie. W sytuacji zdjęć znaczenie ma liczba wybranych ujęć, ich spójność i sposób obróbki. Film wymaga przy tym montażu, uporządkowania kolejności scen oraz pracy z dźwiękiem. Warto uprzednio określić, czy oczekiwany jest krótki materiał demonstrujący najistotniejsze chwile, dłuższy zapis wydarzeń, czy zestaw różnorakich form. Ma to znaczenie także wtedy, gdy wesele odbywa się w kilku miejscach, na przykład przygotowania w domu, ceremonia w innym obiekcie, a przyjęcie w sali oddalonej o kilkanaście kilometrów. Im bardziej rozbudowany przebieg dnia, tym większe znaczenie ma wcześniejsze przekazanie dokładnego harmonogramu i określenie, które wydarzenia mają wyszukać się w końcowym materiale.
Zobacz: fotograf i kamerzysta na wesele nowy sącz.